Digitales Berichtsheft in der NotSan-Ausbildung: Was ist zulässig?
Stand: 2026-07-13
Papierhefte verschwinden in Spinden, Unterschriften fehlen, und welche Woche noch offen ist, weiß niemand so genau — der Wunsch nach einem digitalen Berichtsheft ist an fast jeder Rettungsdienstschule da. Die berechtigte Frage der Schulleitung: Dürfen wir das überhaupt?
Ausgangspunkt: NotSan ist kein BBiG-Beruf
Für duale Ausbildungsberufe nach dem Berufsbildungsgesetz ist die Sache seit 2017 ausdrücklich geklärt: § 13 Satz 2 Nr. 7 BBiG erlaubt den schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis. Die Notfallsanitäter-Ausbildung läuft aber nicht nach dem BBiG, sondern nach dem eigenen Berufsgesetz (NotSanG) samt Ausbildungs- und Prüfungsverordnung — und dort ist die Form des Ausbildungsnachweises nicht ausdrücklich geregelt. Maßgeblich ist deshalb, was die zuständige Behörde Ihres Landes und ggf. der Ausbildungsvertrag verlangen.
Was in der Praxis zählt: Nachweisfunktion, nicht Papierform
Der Ausbildungsnachweis soll belegen, welche Inhalte, Einsätze und Stunden an welchem Lernort absolviert wurden, und er soll regelmäßig geführt und gegengezeichnet werden. Diese Funktionen kann ein digitales System genauso erfüllen wie ein Heft — in mehreren Punkten sogar besser: Zeitstempel belegen die zeitnahe Führung, ein Statusmodell (offen, eingereicht, anerkannt, abgelehnt) macht den Bearbeitungsstand transparent, und ein Audit-Log dokumentiert jede Änderung manipulationssicher. Wichtig ist, dass das System jederzeit einen vollständigen Export liefern kann, falls die Aufsicht oder der Prüfungsausschuss Unterlagen in Papierform sehen will.
Der sichere Weg für Schulen
Wer auf ein digitales Berichtsheft umstellt, fährt mit drei Schritten gut: Erstens die zuständige Behörde kurz einbinden — eine formlose Abstimmung genügt in der Regel und verhindert Diskussionen bei der Prüfungsanmeldung. Zweitens die Führung des Nachweises im Ausbildungsvertrag bzw. in der Schulordnung als digital definieren. Drittens ein System wählen, das den Anerkennungs-Workflow abbildet (Einreichen durch Auszubildende, Prüfen und Abzeichnen durch die Schule, Ablehnung mit Kommentar) und Historie plus PDF-Export bereitstellt.
So löst es ResQschool
In ResQschool führen Auszubildende ihre Wochen (Kalenderwoche, Lernort, Tätigkeiten, Stunden) im Schüler-Portal, reichen sie digital ein und die Schule zeichnet online ab — abgelehnte Wochen gehen mit Kommentar zurück. Der Status je Auszubildendem und Woche ist jederzeit sichtbar, nichts verschwindet in Ordnern, und für Prüfungen liegt die vollständige Historie auf Knopfdruck vor.
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die Vorgaben Ihrer zuständigen Behörde bzw. Ihres Landes.
Häufige Fragen
Braucht das digitale Berichtsheft eine qualifizierte elektronische Signatur?
Für BBiG-Berufe wird das nicht verlangt; die gängige Praxis sind Freigaben im System mit Benutzerkonto und Protokollierung. Für die NotSan-Ausbildung gibt es keine strengere ausdrückliche Vorgabe — im Zweifel entscheidet die zuständige Stelle, daher lohnt die kurze Abstimmung vorab.
Was ist mit Auszubildenden, die schon im Papierheft angefangen haben?
Ein Wechsel zum Stichtag ist üblich: Das Papierheft wird bis zum Umstellungsdatum geführt und archiviert, ab dann läuft alles digital. Wichtig ist nur, dass zusammen eine lückenlose Kette entsteht.
Passende Funktion in ResQschool: Digitales Berichtsheft für die Notfallsanitäter-Ausbildung